Это не является официальным способом коммуникации.
Самое главное - в срок 30 дней отреагировать на это письмо из канцелярии. Просто пишете - ок, документы в процессе подготовки, будут готовы такого-то числа. Когда будут готовы документы, то просто вышлете их.
PS. Только вся корреспонденция должна быть заказным письмом с уведомлением о вручении.