Завернули - это дали письменный отказ с указанием причины. А так - малограмотный сотрудник просто уговорил Вас не подаваться на довуд.
При подаче на довуд нужен только документ с фотографией (паспорт, карта побыта) и фотография для довуда. Все остальное - неправомерные хотелки конкретных сотрудников, которые лечатся требованием принять внесек или выдать письменный отказ.
Я, например, подавался на довуд мало того, что без децизии, так еще и за 3 дня до того, как ее мне отправили
Ответ приходит той же дорогой, что и подача. Если подаете бумажную версию (письмо или в канцелярию) - ответ приходит письмом, если через e-Doręczenia - ответ приходит туда же.
Я бы советовал подавать через eDoręczenia. Во-первых - быстрее, поскольку корреспонденция доставляется почти мгновенно. А во-вторых - не надо тратить время и ходить на почту или в канцелярию.
Образец можете погуглить или попросить помощи у генеративного ИИ (у того же ChatGPT или любого другого, какой Вам по душе), главное не кормить его персональными данными, чтобы он сгенерировал черновик, в который Вы потом впишете реальные данные.