Странно вообще, что у вас приняли документы. Разве что вы почтой подавали.
На эту тему уже неоднократно отвечали.
Берёте своё свидетельство о рождении и перевод на польский и идёте в urząd stanu cywilnego, в зависимости от ужонда могут вернуть оригинал потом, а могут больше никогда и не вернуть. Я советую сделать дубликат и его переводить и отдавать.
И тут уже как быстро сделают umiejscowienie, где-то за неделю делают, а где-то и месяц.